Als ondernemer heb je onder andere te maken met wetten en regels, personeel, verzekeringen en financiën. Al deze onderdelen produceren een enorme papierwinkel die je goed en overzichtelijk wil bewaren. Hoewel een multomap makkelijker is, is het niet een handige manier van bewaren. Daarom archiveren ondernemers hun papieren, maar waar moet je beginnen en wat is een handige methode? In dit artikel geven we vijf tips om als ondernemer goed te archiveren.

1. Logische structuur

Om een archief overzichtelijk te maken beginnen we met een logische structuur. Deel je papieren op in categorieën die belangrijk zijn voor jouw onderneming. Je kunt beginnen met het noteren van de onderwerpen die voorkomen in je documenten. Aan de hand van deze hoofdcategorieën splits je ze op in subcategorieën.

De (sub)categorieën richt je daarna in aan de hand van een volgorde. Hierbij kun je kiezen uit een chronologische of alfabetische volgorde. Zitten er documenten of templates tussen die je regelmatig gebruikt? Dan kan het handig zijn om een verdeling te maken tussen een actief en een passief archief, waarbij je aan de ene kant van je archiefopslag veel gebruikte stukken bewaart en aan de andere kant de minder actieve stukken.

Een tip is om de categorie ˜diversen' te vermijden. Over tijd wordt deze categorie vaak een verzamelbak van allerlei papieren waar men niet helemaal zeker van is waar ze thuis horen. Ervaring leert dat hier veel documenten in verdwijnen die mogelijk hun eigen categorie zouden kunnen zijn. Om later zo'n verzameling dan helemaal uit te zoeken is een zware klus. Is de categorie ˜diversen' echt onmisbaar voor jouw organisatie? Sorteer deze dan zeer strikt op project, leverancier, contactpersoon, verantwoordelijke of naam van de klant. 

2. Bewaar alleen definitieve versies

Als ondernemer moet je veel bewaren, maar zeker niet alles. Wanneer van een document meerdere versies bestaan is het verstandig om alleen de laatste of definitieve versie te bewaren. Daarom archiveer je pas wanneer een dossier afgerond en compleet is. Dit scheelt namelijk enorm in de ruimte die je nodig hebt en zorgt voor helderheid in je archieven.

3. Zorg voor goed en passend materiaal

Goed materiaal geeft je archiefopslag niet alleen een verzorgde indruk, maar maakt het overzichtelijker waardoor je sneller en gemakkelijker bij je documenten kan. Er zijn ordners, mappen, ladenboxen, archiefdozen, archiefkasten en kluizen. Welke materialen geschikt zijn voor jou is afhankelijk van hoeveel en welke documenten of stukken je wil bewaren. De een bewaart gegevens van personeel en contracten en de ander eigendomsaktes of museumstukken. In het eerste geval kun je uit de voeten met een paar mappen, dozen of archiefkasten. Bij het andere voorbeeld kun je denken aan archiefkasten en kluizen of zelfs het huren van een zakelijke opslagruimte waar je veilig je spullen kunt bewaren.

Zorg ervoor dat de materialen gelabeld zijn en corresponderen met de inhoud. Dit kun je doen door de categorieën te coderen in plaats van een naam te geven. Deze code is dan gelinkt aan een categorie die je terug kunt vinden in een Excel-bestand.

4. Archiveer regelmatig

Een gevaar zit in een klein hoekje, zo ook het gevaar van te veel of onnodig bewaren. Om je archief overzichtelijk en schoon te houden zul je regelmatig je archiefopslag moeten controleren en opruimen. Dit houdt in één keer per half jaar door de papier of stukken lopen om te kijken of ze nog relevant zijn voor jouw onderneming. Zo bewaar je niet meer dan nodig is en blijft je archiefopslag een geordende plek voor iedereen.

Boxx Opslag leent een helpende hand voor ondernemers die hun archieven veilig willen opslaan door zakelijke opslagruimte te verhuren. Je documenten staan bewaakt opgeslagen in een geconditioneerde opslagbox op één van onze beveiligde locaties. Naast archiefopslag zijn onze opslagunits geschikt voor voorraadopslag, het opslaan van goederen voor beurzen en exposities of als werkruimte inclusief opslag. Neem snel contact met ons op om de mogelijkheden voor jouw bedrijf te bespreken!