Als ondernemer heb je te maken met een enorme papierwinkel. Bonnetjes hier, contracten daar: soms lijkt er geen eind aan te komen. Omdat je deze papierwinkel voor zakelijke doeleinden ook bij moet houden leggen bedrijven een archief aan. Over een archief en de activiteit van archiveren vertellen we je meer in dit artikel!

Waarom archiveren zo belangrijk is?

In de kern is archiveren het opzetten en daarna onderhouden van een archief. Hoewel deze activiteit in eerste instantie niet zo heel belangrijk lijkt, is dit het dus wel. Een archief is de plek waar je belangrijke documenten beheert en bewaart. Wanneer je dit niet vanaf de start op orde hebt ben je veel kostbare tijd kwijt met het zoeken van het juiste document. Of je hebt enorm veel papieren om te archiveren wanneer je op dit punt komt. Wanneer je begint met het opzetten van een goed georganiseerd archief bespaart je dit veel tijd die je juist kunt investeren in je onderneming. Na een tijdje wordt het bijhouden van het archief ook een volledig automatische handeling en heb je er geen omkijken meer naar.

Hoe te beginnen met archiveren?

Een belangrijke stap in het beginnen van een archief is de keuze voor een archiveringssysteem. Buiten het gemak of de overzichtelijkheid, moet je ook rekening houden met eventuele toekomstplannen. Misschien ben je nu alleen, maar blijft dat niet lang zo. Mogelijk toekomstig personeel zal ook goed en snel met dit systeem moeten kunnen werken.

Het archief is te sorteren op alfabetische volgorde, chronologische volgorde aan de hand van datum of op codering. Anders is zijn er nog het alfabetische codesysteem, alfanumerieke code systeem en het UDC systeem.

Het UDC systeem wordt tegenwoordig steeds meer gebruikt door bedrijven die de intentie hebben om te gaan groeien en dat ook te blijven doen. UDC: Universele, Decimale Classificatie. Elk onderdeel binnen het bedrijf krijgt een nummer van 0 tot en met 9. Daarna kan iedere tak van het bedrijf nog verder opgedeeld worden aan de hand van het soort bestand, zoals contacten of contracten.

Soorten archieven

Net zoals er verschillende archiveringssystemen zijn, bestaan er meerdere soorten archieven. De twee bekendste zijn het dynamische en het statische archief. Zoals de namen aangeven is het een in beweging en het ander passief van aard.

Een dynamisch archief bestaat uit documenten die dagelijks gebruikt worden, zoals bijvoorbeeld formulieren. Het is praktisch om dit archief dicht bij de werkplek op te slaan en zo in te richten dat iedereen die toegang heeft er gebruik van kan maken.

In een statisch archief worden vaak documenten bewaard die niet op een reguliere basis nodig zijn of die puur ter bewijslast bewaard worden. Hierbij kun je denken aan contracten van werknemers of huurovereenkomsten.

Zakelijke archiefopslag

Een archief bijhouden kan voor persoonlijke doeleinden, maar nog belangrijker is het voor een onderneming om de documenten die bewaard moeten worden op orde te hebben. Een aantal documenten moeten zelfs wettelijk verplicht bewaard worden voor een bepaalde tijd door ondernemers. Hieronder vind je hoe lang je wat moet bewaren:

• Boekhoudingen en privé documenten: 5 jaar, het lopende jaar niet meegerekend
• Zakelijke boekhoudingen en zakelijke documenten: 7 jaar, het lopende jaar niet meegerekend
• Aankoop en onderhoudsdocumenten van gebouwen: 10 jaar

Buiten wettelijke verplichting, kun je documenten om juridische, informatieve of historische waarde bewaren. Met de tijd verliezen de documenten hun bedrijfseconomische waarde, maar wie vindt het niet leuk om af en toe terug te kunnen kijken naar waar je bent begonnen?

Bij Boxx Opslag bieden we ondernemers de kans om hun archiefopslag bij ons uit te besteden. Wij verhuren opslagruimtes aan waar je archief gemakkelijk, veilig en goedkoop opgeslagen wordt. Onze opslag is geconditioneerd en beveiligd met camera- en brandbeveiliging. Zo bespaar je ruimte in je pand of op kantoor en staat je archief veilig op een van onze locaties. Neem snel contact op voor de mogelijkheden!