Dat archiveren van groot belang is voor ondernemers is ondertussen duidelijk en met deze tips is het een eitje. Alleen betekent een archief aanleggen niet dat je alles moet bewaren. Denk eerder aan documenten in de categorie fiscaal, vervoer, personeel, medisch en algemeen. Ben jij al bekend met de wetten en regels voor archiefopslag? In dit artikel vertellen we je er meer over!

Wetten en regels

Er zijn verschillende wetten en regels van toepassing op archiefopslag. De meest bekende en uitgebreide is de Archiefwet. Deze is van toepassing op overheidsinformatie en wordt verder uitgewerkt in het Archiefbesluit en de Archiefregeling. Hierin wordt vastgelegd hoe, wat en hoe lang overheidsinstanties rapporten, adviezen, mails en brieven moet bewaren.

Voor ondernemers zijn er verschillende wetten en regels van toepassing op wat zij moeten bewaren, maar een van de belangrijkste is de AVG, of te wel de Algemene Verordening Gegevensbescherming die gaat over het bewaren van persoonsgegevens. Aan de andere kant zijn er nog genoeg documenten waar men in de toekomst nog bepaalde rechten aan kan ontlenen. Een voorbeeld zijn personeelscontracten. Voor andere documenten is ook een bewaarplicht van toepassing. 

Bewaarplicht

Als particulier heb je niet te maken met een bewaarplicht, hoewel het wel wordt geadviseerd. Dit is omdat de Belastingdienst tot vijf jaar na dato belasting mag navorderen. In het geval dat je het niet eens bent met de navordering, heb je bewijs dat je kunt aanleveren.

In de wet staat beschreven dat bedrijven en zelfstandigen hun administratie minimaal zeven jaar moeten bewaren. Documenten over onroerende zaken en documentatie over hun rechten moeten zij minimaal tien jaar bewaren. Onder de fiscale bewaarplicht vallen de basisgegevens. Dat betekent dat je het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, de in- en verkoopadministratie en de loonadministratie zeven jaar moet bewaren.

Bewaartermijnen

Vanuit de AVG worden geen concrete bewaartermijnen gesteld over het bewaren van persoonsgegevens. Er wordt gesteld dat zij veilig opgeslagen en bewaard worden. Een organisatie kan zelf bepalen hoe lang zij persoonsgegevens bewaren, afhankelijk van hoe lang ze nodig zijn en voor welk doel. Wel wordt als richtlijn genomen dat gegevens niet langer bewaard worden dan noodzakelijk. Hierbij wordt geadviseerd om periodiek een controle uit te voeren om te checken of de bewaartermijn verstreken is en of de documenten hun doel nog dienen. Daarnaast kun je kijken of ze gewist of geanonimiseerd moeten worden uit de archiefopslag omdat de bewaartermijn verstreken is.

Vanuit de belastingwetgeving zijn er wel concrete termijnen vastgelegd, zoals bijvoorbeeld voor de kopie van het identiteitsbewijs en de loonbelastingverklaring. Deze moet een werkgever bewaren tot vijf jaar nadat de werknemer uit dienst is getreden. Voor andere documenten in het personeelsdossier wordt als richtlijn aangehouden dat de documenten twee jaar na uitdiensttreding verwijderd worden.

Voor onroerende zaken, zoals bedrijfspanden, geldt een herzieningstermijn voor de aftrek van voorbelasting. Dit is de reden waarom ondernemers de documenten van onroerende zaken minimaal tien jaar moeten bewaren. Deze termijn geldt ook voor de administratie als je televisie- en radio omroepdiensten, elektronische diensten of telecommunicatiediensten levert.

Hieronder zie je een overzicht van de algemene bewaartermijn voor een aantal documenten:

Vernietigingsplicht

Als organisatie heb je te maken met een bewaarplicht, maar ook met een vernietigingsplicht. Deze plicht is minder algemeen bekend, maar net zo belangrijk. De documenten waarvan de bewaartermijn is verstreken moeten zo verwoest worden dat ze niet meer te herstellen of reproduceren zijn. Dit kun je zelf doen door een versnipperaar aan te schaffen of door een laten doen. Als je het proces uitbesteed doe je er goed aan een gespecialiseerde vernietiger met een CA+ certificaat te kiezen. Dit certificaat garandeert een efficient en adequaat vernietigingsprocess. Dit geeft je garantie en voorkomt eventuele aansprakelijkheid. Dit laatste is een voordeel, omdat je strafbaar bent als je niet voldoet aan de vernietigingsplicht.

Boxx Opslag biedt iedereen de gelegenheid om zijn archiefopslag buitenshuis of buiten de winkel in een tijdelijke opslag te bewaren. Met opslagboxen van verschillende afmetingen, zit er altijd een opslagruimte bij die past bij jouw wensen.