De digitalisering is in volle gang en steeds meer bedrijven stappen over op een paperless office. Een goed voor het milieu en een stevige kostenbesparing. Toch kun je als bedrijf soms niet van al het papierwerk af en staat het op het kantoor erg in de weg. Veel bedrijven kiezen dan voor een archiefopslag, zodat er niet meer naar de papierwinkel omgekeken hoeft te worden. 

Een archiefopslag huren kan op verschillende plekken en de kosten voor bedrijfsopslag kunnen flink verschillen per aanbieder. Daarom is het goed om te kijken waarom bedrijven in de eerste plaats kiezen voor een een archiefopslag.

Fiscale bewaarplicht

Veel papierwerk kan vaak zo de deur uit en zeker wanneer er geen post wordt verstuurd, blijft er nog maar een klein deel van het papier over. Dat is meestal de financiële administratie, die niet weg kan vanwege de fiscale bewaarplicht. Bedrijven zijn namelijk verplicht om hun boekhouding 7 jaar te bewaren voor de Belastingdienst. Dat kan een aardige stapel zijn, die behoorlijk in de weg kan staan. 

Een zakelijke opslag biedt dan uitkomst. De boeken hoeven niet meer ergens in een grote kast op kantoor worden bewaard en bij de opslag staat de boekhouding vaak ook veiliger opgeslagen dan in een kantoorgebouw. Opslaglocaties zijn namelijk ingericht en beveiligd tegen brand, lekkage en diefstal. Zo staat je boekhouding altijd veilig en droog.

Opslag in de cloud is niet zonder risico

Ondanks de digitalisering is archiefopslag nog steeds erg populair. Documentatie en boekhouding wordt over het algemeen wel gedigitaliseerd, maar het papieren archief wordt vaak achter de hand gehouden en niet zonder reden. 

Het komt met regelmaat voor dat een server er mee ophoudt of dat een organisatie getroffen wordt door ransomware. Wanneer de back-ups in orde zijn valt de schade meestal mee, maar dat is niet altijd het geval. In zulke noodgevallen is het erg prettig om nog ergens de fysieke administratie opgeslagen te hebben.

Er zijn gelukkig genoeg aanbieders van archiefopslag. Dus als je zelf opzoek bent naar opslagruimte in Amsterdam moet het geen probleem zijn om de juiste opslagunit te vinden voor jouw opslagwensen.